Những đặc điểm cơ bản trong hồ sơ địa chính và trích lục hồ sơ địa chính?

1. Bản đồ địa chính

- Bản đồ địa chính được lập theo chuẩn kỹ thuật thống nhất trên hệ thống tọa độ nhà nước;

- Nội dung bản đồ địa chính thể hiện thửa đất; hệ thống thuỷ văn, thuỷ lợi; hệ thống đường giao thông; mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, mốc giới hành lang an toàn công trình; điểm tọa độ địa chính; địa danh và các ghi chú thuyết minh;

- Thửa đất phải được thể hiện chính xác về ranh giới; đỉnh thửa phải có toạ độ chính xác. Mỗi thửa đất phải kèm theo thông tin về số hiệu thửa đất, diện tích thửa đất và ký hiệu loại đất;

- Bản đồ địa chính phải do các đơn vị được cấp giấy phép hành nghề hoặc được đăng ký hành nghề đo đạc bản đồ lập.

- Bản đồ địa chính được lập trước khi tổ chức việc ĐKQSDĐ và hoàn thành sau khi được Sở TN&MT kiểm tra, nghiệm thu.

Ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất thể hiện trên bản đồ địa chính được xác định theo hiện trạng sử dụng đất. Khi cấp GCNQSD đất mà ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất có thay đổi thì VPĐK quyền sử dụng đất thuộc Sở TN và MT phải chỉnh sửa bản đồ địa chính thống nhất với GCNQSD đất.

Trường hợp lập bản đồ địa chính sau khi đã tổ chức ĐKQSDĐ thì ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất của thửa đất được xác định như sau:

 Đối với thửa đất đã được cấp GCN:Trường hợp mục đích sử dụng, ranh giới trên thực địa của thửa đất tại thời điểm đo vẽ bản đồ địa chính không thay đổi so với thời điểm cấp GCN thì mục đích sử dụng của thửa đất được xác định theo GCN đã cấp; ranh giới thửa đất được thể hiện trên bản đồ theo hiện trạng, diện tích thửa đất được xác định theo bản đồ địa chính đã được Sở TN&MT kiểm tra, nghiệm thu.Trường hợp mục đích sử dụng, ranh giới trên thực địa của thửa đất có thay đổi so với thời điểm cấp GCN thì mục đích sử dụng, ranh giới của thửa đất được ghi nhận và thể hiện trên bản đồ địa chính theo GCN đã cấp, ngoài ra còn phải thể hiện thêm thông tin về sự thay đổi của mục đích sử dụng và đường ranh giới trên bản Trích lục địa chính thửa đất; diện tích của thửa đất được ghi nhận theo kết quả tính toán trên bản đồ địa chính đã được Sở TN&MT kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận. Đơn vị đo đạc có trách nhiệm tổng hợp báo cáo cơ quan TN&MT cấp có thẩm quyền cấp GCN đối với thửa đất đó về sự thay đổi mục đích sử dụng, đường ranh giới của thửa đất để xử lý theo quy định của pháp luật về đất đai. Mục đích sử dụng, ranh giới và diện tích của thửa đất trên bản đồ địa chính được xác định lại sau khi có kết quả xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp GCN;Đối với thửa đất chưa được cấp GCN thì xác định ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất thể hiện trên bản đồ địa chính được xác định theo hiện trạng sử dụng đất. Khi cấp GCN mà ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất có thay đổi thì phải chỉnh sửa bản đồ địa chính thống nhất với GCN.Đối với đất xây dựng đường giao thông, đất xây dựng hệ thống thuỷlợi theo tuyến, đất xây dựng các công trình theo tuyến khác; sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác; đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín thì thể hiện đường ranh giới trên bản đồ 09/TT-BTNMT.

- Quy định chi tiết việc thể hiện trên bản đồ địa chính đối với thửa đất; đất xây dựng đường giao thông; đất xây dựng hệ thống thuỷ lợi theo tuyến; đất xây dựng các công trình khác theo tuyến; đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín; đất sông, ngòi, kênh, rạch, suối; mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp; mốc giới và đường ranh giới hành lang bảo vệ an toàn công trình; chỉ giới quy hoạch sử dụng đất; điểm toạ độ địa chính; địa danh và các ghi chú thuyết minh thực hiện theo tiêu chuẩn kỹ thuật quy định tại quy phạm thành lập bản đồ địa chính và ký hiệu bản đồ địa chính do Bộ TN&MT ban hành.

- Những nơi chưa có điều kiện lập bản đồ địa chính trước khi tổ chức ĐKQSDĐ thì được phép sử dụng các loại bản đồ, sơ đồ hiện có hoặc trích đo địa chính thửa đất để thực hiện ĐKQSDĐ và cấp GCN. UBND cấp tỉnh phải có kế hoạch triển khai việc lập bản đồ địa chính sau khi hoàn thành việc ĐKQSDĐ.

- Bản đồ địa chính được chỉnh lý khi tạo thửa đất mới hoặc khi có thay đổi mã thửa đất, thay đổi ranh giới thửa đất, thay đổi mục đích sử dụng đất; đường giao thông, công trình thuỷ lợi theo tuyến, công trình khác theo tuyến, khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín, sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến được tạo lập mới hoặc có thay đổi về ranh giới; có thay đổi về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, về mốc giới và ranh giới hành lang an toàn công trình, về chỉ giới quy hoạch sử dụng đất, về địa danh và các ghi chú thuyết minh trên bản đồ.

Việc sử dụng, chỉnh lý bản đồ địa chính đã được đo vẽ trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành được thực hiện như sau: Trường hợp bản đồ địa chính chưa được sử dụng để cấp GCN thì phải kiểm tra, chỉnh lý biến động và biên tập lại bản đồ trước khi sử dụng; Trường hợp bản đồ địa chính đã được sử dụng để cấp GCN thì được tiếp tục sử

dụng trong quản lý đất đai. Những thửa đất chưa cấp GCN và thửa đất đã được cấp GCN lần đầu nhưng được cấp đổi, cấp lại GCN hoặc được chỉnh lý diện tích, mục đích sử dụng đất trên GCN đã cấp đó thì phải được chỉnh lý thông tin trên bản đồ địa chính theo quy định

2. Sổ địa chính

2.1 Mục đích lập sổ địa chính :

Sổ địa chính được lập nhằm đăng ký toàn bộ diện tích đất đai được Nhà nước giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và diện tích các loại đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng; làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp luật.

2.2 Nguyên tắc lập sổ địa chính :

Sổ địa chính là sổ ghi về người sử dụng đất, các thửa đất của người đó đang sử dụng và tình trạng sử dụng đất của người đó. Sổ địa chính được lập để quản lý việc sử dụng đất của người sử dụng đất và để tra cứu thông tin đất đai có liên quan đến từng người sử dụng đất.

- Sổ lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn để ghi thông tin về người sử dụng đất và thông tin về sử dụng đất của người đó đối với thửa đất đã cấp GCNQSD đất.

- Sổ địa chính gồm 200 trang, có kích thước là 297mm x 420mm.

2.3 Phân loại sổ địa chính 

+ Người sử dụng đất là tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc trường hợp mua nhà ở gắn với đất ở, tổ chức và cá nhân nước ngoài ghi vào quyển số A-1;

+ Hộ gia đình, cá nhân không có hộ khẩu thường trú tại địa phương và người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn với đất ở ghi vào quyển số B-1;

+ Người mua căn hộ trong nhà chung cư ghi vào quyển số C-1;

+ Người sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân có hộ khẩu thường trú tại địa phương và cộng đồng dân cư ở địa phương ghi vào các quyển số D-1, Đ-1, E-1 trở đi, trong đó mỗi điểm dân cư hoặc cụm điểm dân cư được ghi vào một quyển riêng. Khi ghi hết các trang của sổ thì lập quyển mới tiếp theo và đánh số theo thứ tự là A-2, B-2, C-2, D-2, Đ-2, E-2, v.v.

- Thứ tự ghi vào sổ địa chính theo thứ tự cấp GCNQSD đất.

- Mỗi trang sổ để đăng ký cho một người sử dụng đất gồm tất cả các thửa đất thuộc quyền sử dụng của người đó; người sử dụng nhiều thửa đất ghi vào một trang không hết thì ghi vào nhiều trang; cuối trang ghi số trang tiếp theo của người đó, đầu trang tiếp theo của người đó ghi số trang trước của người đó; trường hợp trang tiếp theo ở quyển khác thì ghi thêm số hiệu quyển sau số trang.

- Nội dung thông tin về người sử dụng đất và thửa đất trên sổ địa chính được ghi theo nội dung thông tin đã ghi trên GCNQSD đất đã cấp.

Đối với thửa đất sử dụng chung (trừ nhà chung cư) thì ghi vào trang của từng người sử dụng đất và ghi diện tích vào cột 6 (sử dụng chung) mục II của trang sổ.

2.4 Nội dung sổ địa chính

+ Người sử dụng đất gồm tên, địa chỉ và thông tin về chứng minh nhân dân, hộ chiếu, hộ khẩu, quyết định thành lập tổ chức, giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức kinh tế, giấy phép đầu tư của nhà đầu tư nước ngoài;

+ Các thửa đất mà người sử dụng đất sử dụng gồm mã thửa, diện tích, hình thức sử dụng đất (sử dụng riêng hoặc sử dụng chung), mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng, nguồn gốc sử dụng, số GCNQSD đất đã cấp;

+ Ghi chú về thửa đất và quyền sử dụng đất gồm giá đất, tài sản gắn liền với đất (nhà ở, công trình kiến trúc khác, cây lâu năm, rừng cây), nghĩa vụ tài chính chưa thực hiện, tình trạng đo đạc lập bản đồ địa chính, những hạn chế về quyền sử dụng đất (thuộc khu vực phải thu hồi theo quy hoạch sử dụng đất nhưng chưa có quyết định thu hồi, thuộc hành lang bảo vệ an toàn công trình, thuộc địa bàn có quy định hạn chế diện tích xây dựng);

+ Những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng đất gồm những thay đổi về thửa đất, về người sử dụng, về chế độ sử dụng đất, về quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, về GCNQSD đất.

3. Sổ mục kê đất đai

3.1 Mục đích lập sổ mục kê đất đai

Sổ mục kê đất đai được lập nhằm liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng, diện tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai : lập và tra cứu, sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện, chính xác (không bị trùng, sót).

3.2 Nguyên tắc chung

- Sổ mục kê đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn trong quá trình đo vẽ bản đồ địa chính. Thông tin thửa đất ghi trên sổ phải phù hợp với hiện trạng sử dụng đất. Sau khi cấp GCNQSD đất mà có thay đổi nội dung thông tin thửa đất so với hiện trạng khi đo vẽ bản đồ địa chính thì phải được chỉnh sửa cho thống nhất với GCNQSD đất.

- Sổ mục kê đất đai dạng bảng gồm 200 trang, được lập chung cho các tờ bản đồ địa chính theo trình tự thời gian lập bản đồ. Kích thước sổ là 297mm x 420mm. Thông tin trên mỗi tờ bản đồ được ghi vào một phần gồm các trang liên tục trong sổ. Khi ghi hết sổ thì lập quyển tiếp theo để ghi cho các tờ bản đồ còn lại và phải bảo đảm nguyên tắc thông tin của mỗi tờ bản đồ được ghi trọn trong một quyển. Đối với mỗi phần, các trang đầu được sử dụng để ghi thông tin về thửa đất theo số thứ tự thửa, tiếp theo để cách số lượng trang bằng một phần ba (1/3) số trang đã vào sổ cho tờ bản đồ đó rồi ghi thông tin về các công trình theo tuyến, các đối tượng thủy văn theo tuyến, các khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín trên tờ bản đồ.

- Trường hợp trích đo địa chính thửa đất hoặc sử dụng sơ đồ, bản đồ không phải là bản đồ địa chính thì lập riêng sổ mục kê đất đai để ghi thông tin về thửa đất theo tờ trích đo địa chính, sơ đồ, bản đồ đó;

+ Thứ tự ghi vào sổ theo thứ tự số hiệu của tờ trích đo, số hiệu tờ bản đồ, sơ đồ;

+ Số hiệu của tờ trích đo được ghi vào cột "Số thứ tự thửa đất",

+ Ghi số “00” vào cột “Số thứ tự tờ bản đồ”,

+ Ghi “Trích đo địa chính” vào cột "Ghi chú".

Nội dung thông tin về thửa đất và thông tin về các công trình theo tuyến và các đối tượng thủy văn theo tuyến được ghi như quy định đối với bản đồ địa chính.

4. Sổ theo dõi biến động đất đai

4.1 Mục đích lập sổ

Sổ theo dõi biến động đất đai được lập để theo dõi tình hình đăng ký biến động về sử dụng đất và làm cơ sở để thực hiện thống kê diện tích đất đai hàng năm.

4.2 Nguyên tắc chung

- Sổ theo dõi biến động đất đai được lập theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn, do VPĐK quyền sử dụng đất và cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn lập, quản lý.

- Mỗi quyển sổ gồm 200 trang, có kích thước là 297mm x 420mm.

- Việc ghi vào sổ thực hiện đối với tất cả các trường hợp đăng ký biến động về sử dụng đất đã được chỉnh lý trên sổ địa chính.

- Ghi vào sổ theo dõi biến động đất đai theo thứ tự thời gian thực hiện việc đăng ký biến động về sử dụng đất.

- Sổ theo dõi biến động đất đai đã lập trước ngày Thông tư 09/TT-BTNMT có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục lưu giữ phục vụ tra cứu thông tin. Những biến động về sử dụng đất đăng ký sau ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành thì được ghi vào sổ theo dõi biến động đất đai lập theo quy định.

5. Các quy định về dữ liệu thuộc tính địa chính trong hồ sơ dạng số

Dữ liệu thuộc tính địa chính bao gồm:Dữ liệu thửa đấtDữ liệu người sử dụng đất. Dữ liệu về người quản lý đấtDữ liệu về hình thức sử dụng đất chung, riêng được xây dựng đối với các thửa đất đã được cấp GCN và được thể hiện như sau:Dữ liệu mục đích sử dụng đất. Dữ liệu nguồn gốc sử dụng đất được xây dựng đối với các thửa đất đã được cấp GCN; được xác định bằng tên gọi (mô tả nguồn gốc của thửa đất mà người sử dụng đất được quyền sử dụng) như trên GCN và được thể hiện bằng mã trong cơ sở dữ liệu như sau:

Dữ liệu thời hạn sử dụng đất được xây dựng đối với các thửa đất đã được cấp GCN và được thể hiện thống nhất với GCN đã cấp như sau:Dữ liệu nghĩa vụ tài chính về đất đai được xây dựng đối với các thửa đất được cấp GCN và được thể hiện như sau:Dữ liệu những hạn chế về QSDĐ được xây dựng đối với những thửa đất đã được cấp GCN và thể hiện trong các trường hợp như sau:

Dữ liệu về giá đất được xây dựng đối với những thửa đất đang sử dụng vào các mục đích sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thủy sản, làm muối, đất ở và đất chuyên dùng.

Dữ liệu tài sản gắn liền với đất được xây dựng đối với các thửa đất được cấp GCN có ghi nhận về tài sản gắn liền với đất (gồm nhà ở, các loại nhà khác, công trình hạ tầng kỹ thuật, công trình kiến trúc khác, rừng cây, cây lâu năm) và được thể hiện như sau:

Dữ liệu về GCN được thể hiện đối với các thửa đất đã được cấp GCN, bao gồm các thông tin: Dữ liệu những biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng được xây dựng và thể hiện theo quy định như sau:Dữ liệu về các đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất

6. Chỉnh lý hồ sơ địa chính

6.1 Căn cứ để chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính

Việc cập nhật, chỉnh lý cơ sở dữ liệu địa chính tại Văn phòng ĐKQSDĐ được thực hiện dựa trên các căn cứ sau: Bản lưu GCN hoặc bản sao GCN (đối với trường hợp không có bản lưu GCN), hồ sơ đăng ký biến động về sử dụng đất đã được giải quyết;

Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính (ở nơi chưa có bản đồ địa chính) của thửa đất hoặc của khu vực các thửa đất có biến động về ranh giới thửa (trong đó có thể hiện nội dung thay đổi của thửa đất) đã được sử dụng để cấp mới hoặc chỉnh lý GCN;

Trường hợp Văn phòng ĐKQSDĐ cấp tỉnh và cấp huyện chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính hoặc đã xây dựng nhưng chưa kết nối đồng bộ qua mạng thì Văn phòng ĐKQSDĐ từng cấp sau khi chỉnh lý HSĐC phải gửi Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý HSĐC cho Văn phòng ĐKQSDĐ cấp kia để cập nhật, chỉnh lý. Trường hợp có biến động về ranh giới của một hoặc nhiều thửa thì gửi Thông báo kèm theo bản Trích lục bản đồ địa chính hoặc Trích đo địa chính (ở nơi chưa có bản đồ địa chính) để chỉnh lý bản đồ địa chính.

Việc cập nhật chỉnh lý Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai lưu tại UBND cấp xã được thực hiện căn cứ vào Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý HSĐC và bản Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính (ở nơi chưa có bản đồ địa chính) của thửa đất hoặc khu vực các thửa đất có biến động về ranh giới thửa (trong đó có thể hiện nội dung thay đổi của thửa đất) do Văn phòng ĐKQSDĐ các cấp gửi đến.

6.2 Trình tự chỉnh lý hồ sơ địa chính

Trường hợp biến động mà thực hiện chỉnh lý GCN thì Văn phòng ĐKQSDĐ thuộc cấp có thẩm quyền chỉnh lý GCN thực hiện các công việc sau: Căn cứ vào những nội dung có thay đổi trên GCN để cập nhật nội dung thay đổi vào cơ sở dữ liệu địa chính; trường hợp thửa đất bị sạt lở tự nhiên thì căn cứ vào Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất (hoặc khu vực thửa đất) để cập nhật, chỉnh lý dữ liệu bản đồ địa chính.

Trường hợp địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì cập nhật, chỉnh lý nội dung biến động vào Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê, Sổ theo dõi biến động đất đai theo quy định; Gửi Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý HSĐC cho UBND xã để chỉnh lý Bản đồ địa chính, Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai; trường hợp thửa đất bị sạt lở tự nhiên thì phải gửi Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất (hoặc khu vực thửa đất) kèm theo Thông báo; trường hợp chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu địa chính hoặc đã xây dựng nhưng chưa kết nối đồng bộ qua mạng thì Thông báo và tài liệu kèm theo được gửi cho cả Văn phòng ĐKQSDĐ cấp kia để cập nhật, chỉnh lý.