Sổ địa chính: Hình thức, Nội dung, Thành phần, Giá trị pháp lý

Bài viết dưới đây Bdsphuquoc.net.vn sẽ giải đáp chi tiết về khái niệm sổ địa chính là gì, nội dung, hình thức và giá trị pháp lý của sổ địa chính để người mua có thể nắm rõ.

Sổ địa chính cung cấp nhiều thông tin liên quan đến đất đai 

Sổ địa chính/ Hồ sơ địa chính là gì?

Sổ địa chính là tài liệu tập hợp thông tin chi tiết về tình trạng, hiện trạng pháp lý của việc quản lý và sử dụng các thửa đất, tài sản gắn với đất nhằm phục vụ yêu cầu quản lý của Nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của cá cá nhân hoặc tổ chức có liên quan được ghi rõ trong Khoản 1 Điều 3 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT.

Sổ được lập cho từng địa phương, xã, phường, thị trấn để ghi lại người sử dụng đất cùng các thông tin về về việc sử dụng đất của người đó. Sổ được lưu giữ tại cơ quan chức năng có thẩm quyền tại địa phương theo quy định tại Luật đất đai năm 2013. 

Dựa vào sổ địa chính có thể tra cứu nhiều phương diện như nghĩa vụ của người sở hữu đất, ký hiệu đất,... Từ đó mà cơ quan quản lý có thể dễ dàng tìm được thông tin khi có cá nhân/ tổ chức phát sinh yêu cầu về sử dụng đất. Mỗi địa phương sẽ có một sổ địa chính riêng cho phép phần đất thuộc phạm vi lãnh thổ đó.

Hiện nay sổ địa chính gồm có 5 phần rõ rệt, cho phép ban quản lý thống kê chi tiết về tình hình đất đai ở địa phương:

• Phần 1: Đăng ký sử dụng đất: Đây là phần xác nhận quyền sở hữu đất không thời hạn và có thời hạn (đất được nhà nước cho thuê) của hộ gia đình hoặc doanh nghiệp.
• Phần 2: Thống kê diện tích đất: Đây là phần mô tả chi tiết tổng diện tích đất đai tại địa phương đồng thời cũng thể hiện được diện tích chung của người đang sở hữu/ sử dụng đất.
• Phần 3: Thống kê chất lượng đất: Dựa vào đây có thể biết được dạng đất nhờ vào ký hiệu. Hơn nữa các phần như địa hình và thảm thực vật tại địa phương.
• Phần 4: Nhận định chất lượng đất: Dựa vào phần này ban quản lý đất đai có thể đánh giá được độ phì nhiêu hay khô cằn của đất. Từ đây đưa ra các phương án cải tạo, canh tác đất đúng mực nhất.
• Phần 5: Đánh giá về mặt kinh tế: Nhờ phần 5, các mảnh đất đều sẽ được đánh giá về mặt kinh tế. Đây là việc vô cùng quan trọng trong sự quản lý đất của nhà nước và địa phương.

Mục đích sổ địa chính

Theo quy định về mẫu sổ địa chính, sổ mục kê đất, sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ theo dõi biến động đất đai (Ban hành theo quyết định số 499/QĐ-ĐC ngày 27/7/ 1995 của Tổng cục Địa chính ) thì Sổ địa chính được lập nhằm đăng ký toàn bộ diện tích đất đai được Nhà nước giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và diện tích các loại đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng; làm cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp luật.

Như vậy mục đích của sổ địa chính là lưu trữ thông tin về người sử dụng đất trên mảnh đất họ đang sử dụng và trước đó có sử dụng và ghi nhận kết quả đăng ký; làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý, giám sát và bảo hộ các quyền, nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc người được Nhà nước giao quyền quản lý đất theo quy định của Luật đất đai 2013.

>>> Xem thêm: Quyết định 499QĐ/ĐC mẫu sổ địa chính

Hình thức sổ địa chính

Nhiều người nhầm lẫn rằng sổ địa chính phải được tồn tại dưới dạng muốn cuốn sổ đúng nghĩa đen. Nhưng trên thực tế sổ địa chính được mã hóa thành dạng số. Thủ tướng cơ quan đăng ký đất đai sẽ có thẩm quyền duyệt, và duyệt bằng chữ ký điện tử. Chỉ có người kiểm soát và chịu trách nhiệm quản lý đất đai cao nhất mới có quyền thẩm định và phê duyệt hoạt động trong sổ địa chính.

Tất nhiên chữ ký điện tử sẽ được ứng dụng thay cho chữ ký thông thường. Hiện nay, sổ địa chính sẽ được thiết lập lưu trên cơ sở dữ liệu chính của địa phương. Quy định này được nêu rõ theo Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT.

Mẫu sổ địa chính

Nội dung của sổ địa chính

Căn cứ vào thông tư số 24/2014/TT-BTNMT, chúng ta có thể biết được chi tiết nội dung của sổ địa chính. Cụ thể mỗi cuốn sổ được lưu trữ bao hàm 6 nội dung chính sau đây:

a) Dữ liệu về số hiệu, địa chỉ, diện tích của thửa đất hoặc đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất;

b) Dữ liệu về người sử dụng đất, người được Nhà nước giao quản lý đất;

c) Dữ liệu về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất;

d) Dữ liệu về tài sản gắn liền với đất (gồm cả dữ liệu về chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất);

đ) Dữ liệu tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, quyền quản lý đất;

e) Dữ liệu về sự thay đổi trong quá trình sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Thành phần hồ sơ địa chính

Tùy thuộc vào từng trường hợp mà thành phần của hồ sơ sẽ có một số khác biệt. Điều 4 Thông tư 24/2014 quy định về thành phần hồ sơ địa chính như sau:

- Đối với địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính

Được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có các tài liệu sau đây:

• Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai;
• Sổ địa chính;
• Bản lưu Giấy chứng nhận.

- Đối với địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính

Gồm có:

• Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai và Bản lưu Giấy chứng nhận lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có);
• Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số;
• Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.

Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính

Căn cứ vào Thông tư 24 năm 2014, cụ thể tại điều 7 chúng ta có thể xác định được 4 giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính. 

• Dựa vào hồ sơ địa chính, người quản lý có thể xác minh được các quyền sở hữu đất đai và cả tài sản gắn liền với đất của hộ gia đình/ doanh nghiệp. Đồng thời hồ sơ địa chính còn quy định rõ về nghĩa vụ của người đang sở hữu hoặc đang được nhà nước giao quyền quản lý sử dụng đất. Tất cả quyền và nghĩa vụ đã được pháp luật về đất đai quy định rõ và bắt buộc người sử dụng đất phải thực hiện đầy đủ.
• Dù hồ sơ địa chính tồn tại dưới bất kỳ hình thức nào thì đều có giá trị pháp lý. Hiện nay có 02 dạng tồn tại chính đó là hồ sơ số (được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu về đất đai) và hồ sơ dạng giấy thông thường.
• Dù ở dạng tồn tại nào thì hồ sơ địa chính phải yêu cầu sự thống nhất về thông tin bên trong. Nếu phát hiện điểm chênh lệch, ngay lập tức phải lập hồ sơ kiểm tra lại các nguồn dữ liệu. Sau khi tìm ra được kết quả chính xác cuối cùng sẽ thực hiện chỉnh sửa lại cơ sở hồ sơ gốc.
• Nếu cơ quan chức năng muốn lập hồ sơ địa chính mới thì có thể dựa vào số liệu ở hồ sơ cũ để cập nhật thông tin.

Riêng đối với nội dung thứ 4 là làm lại hồ sơ mới cần tuân thủ đúng các quy định sau đây:

• Thứ nhất, với trường hợp đã đổi giấy chứng nhận dựa vào sổ địa chính mới: Lúc này tất cả các thông tin sẽ căn cứ vào giấy chứng nhận mới nhất đã nhận được.
• Thứ hai, chưa đổi được giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới: Lưu trữ lại các thông tin về diện tích đất, quyền hạn sử dụng đất như giấy chứng nhận đã cũ. Hoặc có điều chỉnh, tranh chấp sẽ thực hiện đổi theo bản đồ địa chính mới nhất.

Có tên trong sổ địa chính có đồng thời có quyền sử dụng đất không?

Căn cứ theo Điều 21 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, quy định lập sổ địa chính. Hiện nay, trong các văn bản pháp lý về lĩnh vực đất đai không đưa ra định nghĩa về quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, có thể hiểu quyền sử dụng đất là tổng hợp các quyền và nghĩa vụ mà pháp luật cho phép người sử dụng đất được thực hiện trên phần diện tích đất nhất định.  Và nhà nước công nhận quyền sử dụng đất của một cá nhân, tổ chức thông qua việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho họ.

Bên cạnh đó, tại Khoản 5 Điều 95 Luật đất đai 2013 cũng quy định:

"5. Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã kê khai đăng ký được ghi vào Sổ địa chính, được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất nếu có nhu cầu và có đủ điều kiện theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan; trường hợp đăng ký biến động đất đai thì người sử dụng đất được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất hoặc chứng nhận biến động vào Giấy chứng nhận đã cấp."

Theo quy định trên thì người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã kê khai đăng ký được ghi vào Sổ địa chính, được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở hoặc tài sản khác gắn liền với đất nếu có nhu cầu và có đủ điều kiện được quy định của Luật đất đai 2013, tức nếu ai có tên trong sổ địa chính thì người đó hoặc là người sử dụng đất hoặc chỉ là chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nhưng không là người sử dụng đất hoặc vừa là người sử dụng đât vừa là chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất. Tức có nghĩa việc có tên trong sổ địa chính không đồng thời là người có quyền sử dụng đất. 

Trên đây, BĐS Phú Quốc đã giải thích một cách ngắn gọn và đầy đủ về khái niệm sổ địa chính là gì cũng như hình thức, nội dung và giá trị pháp lý của tài liệu này. Để tìm đọc thêm các nội dung khác về quy định pháp lý trong mua bán nhà đất đừng quên truy cập Bdsphuquoc.net.vn thường xuyên nhé!